Darbas

Kodėl jūsų organizacijai reikalingas dokumentų valdymas ?

imones dokumentu valdymas

Šiandien įmonės augimas yra sunkiai įsivaizduojamas be skaitmenizuotos erdvės. Socialinės platformos ir komunikacija jose, intranetas jungiantis visus darbuotojus ir kitos platforma ne tik gerokai palengvina vidinį organizacijos darbą, bet ir yra šiuolaikinės įmonės skiriamasis ženklas. Dėl šios priežasties „Sekasoft“ dokumentų valdymo sistemos taip pat yra pritaikytos naujos kartos įmonėms, kurios taupo savo laiką ir koncentruojasi į savo paslaugų kokybę. 

Svarba organizacijai

Skaitmenizuotas dokumentų valdymas yra paremtas dokumentų rengimais, jų derinimu, tvirtinimu, elektroninių dokumentų sudarymu, audito informacija ir kitais susijusiais procesais. Tai itin didelio atidumo reikalaujantis darbas, kuriam reikia ne tik laiko, bet ir profesionalumo. Organizacijos, kurios naudojasi dokumentų valdymu gali džiaugtis:

• Sutaupytu laiku. Jis skiriamas produktyvesniam darbui, tiesioginėms užduotims atlikti. Dokumentų laikymas ir atnaujinimas vienoje platformoje padidina bendradarbiavimą ir palengviną tarpusavio komunikaciją. Dokumentų valdymo sistemos sukuria lengvą prieigą prie informacijos, todėl laikas nėra vilkinimas (informacijos surinkimui). Maža to, dokumentai gali būti nesunkiai pasiekiami, išsaugomi ir persiunčiami suinteresuotiems asmenims.
• Patikimas dokumentų versijavimas. Nuolat atnaujinti dokumentai yra sėkmingos įmonės pamatas. Tuomet puikiai veikia audito sistema, sumažinama klaidų rizika. Vidiniame tinkle vartotojai gali pridėti ar pakeisti dokumentus, todėl jie visada yra naujausių versijų. Taip pat dokumentų valdymas leidžia iškart pasenusias versijas automatiškai nusiųsti į archyvą – taip nedingsta jokia informacija.
• Virtualioje erdvėje esantys dokumentai yra ne tik lengviau pasiekiami, bet ir net juos pamiršus pasiimti su savimi (įsidėti į savo išorinę laikmeną) galite greitai atsisiųsti vos gavę prieigą prie interneto.

Dokumentų valdymo sistemos – ne tik didelėms organizacijoms

Vis dar gaji nuomonė, kad toks sistemingas dokumentų valdymas yra skirtas tik didelėms įmonėms. Natūralu, kad didesnė organizacija turi daugiau dokumentacijos, tačiau šio proceso efektyvumas ir sistemingumas taip pat yra svarbus ir nedidelėms organizacijoms. Taip galima susikoncentruoti į savo atliekamą darbą ir išauginti darbo produktyvumą, nes bus koncentruojamasi į verslo augimą, paslaugų kokybės gerinimą, o ne dokumentų archyvavimą ir rūšiavimą.

Išbandykite dokumentų valdymą ir pamatykite skirtumą tarp prieš tai buvusio darbo našumo ir esamo – kai įmonės dokumentus valdo profesionalai.