Darbas

Ką daryti, kad duomenys darbe nepasimestų?

informacijos valdymas, verslo duomenys, kompiuteris ir popieriniai dokumentai

Kaip pastebi valdymo sistemų kūrėja „Sekasoft“, nėra įmonės, kurioje informacijos valdymas nekelia jokių rūpesčių. Anksčiau ar vėliau tenka ieškoti sprendimų, kaip užkirsti kelią duomenų nutekėjimui, pametimui, netyčiniam ištrynimui ir panašiai. Tiesa ta, kad tuo pasirūpinti nėra sudėtinga, tačiau neretai tenka priprasti prie tam tikrų pokyčių. Pateikiame kelias idėjas, kaip pasiekti tikslą.

 

Gerai žinokite pagrindines problemas

 

Su informacija susiję rūpesčiai gali kilti dėl daugybės veiksnių. Juos gali lemti menkas informacinis darbuotojų raštingumas, nepatikimos programos, serveriai, nesaugus ryšys ir taip toliau. Jei norite išspręsti problemą, pirmiausia turite gerai žinoti jos priežastis. Taip rasite efektyviausią išeitį.

 

Pasirūpinkite tinkamomis priemonėmis

 

Kartais įmonėse tiesiog trūksta kanceliarinių reikmenų, tokių kaip dėklai dokumentams ar dėžės. Tačiau paprastai taip būna tik nedidelėse, neseniai įsikūrusiose bendrovėse. Gerokai opesnė problema – tai informacijos valdymas, atliekamas rankiniu būdu, o ne naudojantis, pavyzdžiui, „Sekasoft“ sukurta sistema. Tai – visiškai neefektyvu.

 

Įdiegus specialią informacijos valdymo sistemą pastebimi teigiami pokyčiai visos įmonės mastu. Tokiu atveju ne tik nepasimeta duomenys, bet ir tiesiog darbas vyksta greičiau, našiau, produktyviau. Prie sistemos lengvai pripranta ir seni, ir nauji darbuotojai, tad nereikia daug laiko skirti šiam „perversmui“.

 

Niekada nepamirškite saugumo

 

Nelaukite, kol jums svarbūs duomenys tiesiog nutekės. Programišių atakos – tai ne tolima grėsmė, o kasdienybė. Jei norite jų išvengti, rūpinkitės saugumu visais atžvilgiais. Šiuo atveju pirmiausia svarbus fizinis saugumas – patalpų signalizacija, kameros, elektroninės įėjimo kortelės ir panašiai.

 

Dar svarbiau yra darbuotojų apmokymas, ugdymas, kad jie patys mokėtų įvertinti saugumo situaciją ir tinkamai elgtis. Kaip akcentuoja „Sekasoft“, informacijos valdymas naudojant sistemą yra nepalyginamai saugesnis. Čia duomenys šifruojami, o prieigą prie duomenų turi tik autorizuoti vartotojai. Be to, visada galima matyti, kas, kada ir kaip keitė, perdavė informaciją.

 

Kelias link efektyvaus informacijos valdymo – netrumpas. Visgi žengti juo būtina kiekvienai įmonei, norinčiai apskritai judėti į priekį. Juk vargu, ar pasieksite kokį nors tikslą, jei jis ir užduotys paprasčiausiai kažkur pasimes. Tad ryžkitės permainoms: jos tikrai vertos brangaus jūsų laiko.